Gestión de conocimientos: conexiones no colecciones

La gestión del conocimiento es una preocupación clave en el actual espacio de las agencias internacionales de desarrollo, ya que las organizaciones intentan alcanzar objetivos cada vez más complejos con recursos limitados. La calidad y la eficacia del programa son muy importantes para cualquier agencia de desarrollo, y el intercambio y aprendizaje de conocimientos ayudan a lograrlo. 

En WaterAid, realizamos una revisión de la gestión del conocimiento para identificar las prácticas eficaces existentes que promueven el intercambio y el aprendizaje de conocimientos y para examinar cómo nuestros procesos y repositorios respaldan la gestión de la información. 

La revisión se llevó a cabo con miras a mejorar nuestros sistemas de aprendizaje, lo que las evaluaciones de nuestros programas por países han identificado como una clara debilidad de nuestras operaciones; existía una creciente preocupación por perder conocimientos valiosos y aprender de nuestros proyectos y programas. Los profesionales saben que las agencias de desarrollo luchan con los mismos problemas; esta revisión ha proporcionado recomendaciones procesables que cualquier organización podría utilizar.

Cuando se menciona la gestión del conocimiento, la gente suele suponer que esto es lo mismo que la gestión de la información, y no lo es. En esta revisión hemos desentrañado la gestión del conocimiento y lo que significa para nosotros. Lo definimos como una colección de actividades y prácticas que incluyen:

• Intercambio de conocimientos: un conjunto de prácticas que permiten que las personas compartan lo que saben en la aplicación de su trabajo 

• Procesos de aprendizaje: individuales y colectivos, que se centran menos en el “envío” y más en la “recepción” 

• Comunicación: un sentido de intercambio significativo 

• Gestión de la información: recopilación y gestión de material procedente de una o más fuentes y hacer que ese material sea accesible para uno o más públicos, y que estos lo puedan utilizar

Utilizamos la metodología de “Investigación apreciativa”, alejándonos del modelo de déficit que busca cuestiones negativas, y formulamos preguntas que fortalecerían los sistemas y procesos y aumentarían el potencial positivo.

Información estratégica

A partir de la revisión de la gestión del conocimiento surgieron cinco temas:

1. El aprendizaje se lleva a cabo en todos los niveles en WaterAid, pero hay islas de aprendizaje y puede ser esporádico. 
2. El aprendizaje suele ser una inyección de ideas e iniciativas unidireccional.
3. Los resultados no se utilizan sistemáticamente para adaptar el programa, el proyecto y la organización. 
4. Hace falta un método sistemático para recopilar y documentar los procesos del proyecto más allá de los informes rutinarios de los donantes. 
5. No se dedica mucho esfuerzo y tiempo para reflexionar, lo que dificulta la identificación de contenido que podría ayudar a comunicar la toma de decisiones del programa.

Recomendaciones y camino a seguir

La revisión nos ofrece recomendaciones procesables. Nos indica que creemos una cultura de apoyo y facilitación mediante pequeños cambios en los procedimientos organizativos y los comportamientos de liderazgo para inspirar al personal a trabajar de forma diferente:

• La gestión del conocimiento debe integrarse en la estructura organizativa. Los recursos deben asignarse explícitamente a la gestión del conocimiento. Estos recursos podrían asignarse al desarrollo de capacidades y aptitudes del personal y los socios que mejoran el aprendizaje y el intercambio de conocimientos. 
• El aprendizaje debe estar integrado en el “ritmo de negocio” normal de todo el personal, y estar apoyado por especialistas cuando sea necesario. 
• Debe priorizarse la identificación, el intercambio y la actuación sobre el aprendizaje. Las estrategias y planes de los programas por países deben detallar cómo se implementan y supervisan el aprendizaje y la mejora continua. Los objetivos de aprendizaje deben integrarse en los planes de desarrollo personal. Los objetivos de aprendizaje y los resultados deben incluirse en el diseño del programa e incorporarse a lo largo de los procesos operativos para la ejecución del programa a lo largo del ciclo del proyecto. 
• El liderazgo impulsa el proceso y proporciona una cultura de apoyo para el aprendizaje y el intercambio de conocimientos. 
• Los procesos estándar de WaterAid incorporan las buenas prácticas en el aprendizaje y el intercambio de conocimientos. El aprendizaje y el intercambio de conocimientos se abordan sistemáticamente en reuniones regulares, respaldadas por material escrito y audiovisual específico para la audiencia. Se asigna tiempo para la reflexión y el aprendizaje (individualmente y en equipo) para capturar el aprendizaje a partir del intercambio informal. 
• Gestión del conocimiento individual. El comportamiento individual es la base de una gestión eficaz del conocimiento organizativo. El equipo de personas mantiene un marco de competencias de gestión del conocimiento para los gerentes. WaterAid otorga premios para proyectos excepcionales y debería celebrar más concursos y premios para incentivar las buenas prácticas. Con el objetivo de maximizar el aprendizaje en toda la organización, estos deben ser evaluados por el público. 
• Deben mejorarse los flujos de conocimientos dentro los equipos y entre estos. Debe promoverse la revisión entre colegas de los proyectos. Se debe identificar y apoyar los agentes de conocimiento eficaces para la tutoría. Debería realizarse un seguimiento de los debates electrónicos y los seminarios web, y estos deben transformarse en iniciativas de aprendizaje.

La lección principal

La conclusión clave de la revisión es que el cambio de comportamiento debe ser el objetivo de las actividades destinadas a mejorar el aprendizaje, el intercambio de conocimientos, la comunicación y la gestión de la información.

La revisión pone de relieve que la rendición de cuentas no se puede transferir a un pequeño grupo de especialistas; para que se produzcan cambios reales, todo el personal tiene que comprometerse con una forma diferente de pensar sobre el aprendizaje, el intercambio y la comunicación de conocimientos. Esto se amplía a cómo almacenan y administran los registros de su trabajo. 

Este cambio en el compromiso no requiere una inversión significativa, sino una atención sistemática, liderada desde el principio, a cómo se pueden adaptar la cultura, los procesos empresariales y los sistemas de recompensa y gestión de WaterAid para que el personal se comporte de maneras que garanticen que el conocimiento y el aprendizaje fluyan más libremente en la organización.

WaterAid planea impulsar estas recomendaciones a través de un proyecto de 18 meses en el que el aprendizaje se integrará sistemáticamente en los sistemas y procesos de tres programas nacionales, que actuarán como modelo para otros países y también contribuirán al aprendizaje sectorial en torno a la gestión del conocimiento.