Des feuilles de calcul à mWater : comment une plateforme de données a amélioré la gestion des services WASH au Pakistan
Comment pouvons-nous utiliser un système en ligne pour améliorer le rapport des interventions visant à améliorer l’accès à l’eau, à l’assainissement et à l’hygiène (WASH) ? Sabir Hussain, coordinateur du suivi et de l’évaluation chez WaterAid Pakistan, décrit le passage de l’équipe d’Excel à mWater pour l’établissement de rapports des partenaires, et les avantages que cela a apporté à ceux-ci.
Les données jouent un rôle essentiel dans les décisions qui touchent directement les gens. Ces derniers temps, la technologie a rendu la collecte, la gestion et la diffusion des données, et la prise de décision basée sur les données, plus facile, moins coûteuse et plus efficace. Les organisations de développement ont également utilisé des plates-formes de technologie de l’information et de l’informatique (TIC) et la collecte de données en ligne pour renforcer la transparence et la redevabilité.
Chez WaterAid Pakistan, nous avions l’habitude de suivre nos interventions WASH et de gérer nos données à l’aide de feuilles de calcul Excel. Cela présentait de nombreux défis :
- Double comptage des communautés et des données mensuelles des utilisateurs en raison du manque de systèmes de contrôle de la qualité et de capacité au niveau de la saisie des données.
- Problèmes d’intégrité des données, par exemple l’orthographe incorrecte des noms des communautés et des institutions.
- Impossibilité de constituer une base de données pluriannuelle pour les projets, associée aux problèmes liés à l’utilisation de gros fichiers Excel, tels que des temps de chargement plus longs et une plus grande complexité.
- Plus important encore, le personnel et les partenaires ont éprouvé des difficultés à utiliser les multiples feuilles de calcul, bases de données et les données générées. Le processus n’était pas convivial, en particulier pour les personnes ne possédant pas de compétences avancées en Excel, et ils ne le trouvaient pas utile pour la gestion quotidienne des projets.
Un système de gestion des données solide
Pour relever ces défis, nous avions besoin d’un système nouveau et robuste. En 2014, à la suite d’un examen de la gestion des données des solutions TIC, WaterAid a entamé un partenariat avec mWater - une plateforme en ligne qui facilite la collecte, l’analyse et le partage de données mobiles spécifiques à l’eau et à l’assainissement - et les résultats ont été bons.
Nous avons donc commencé à transférer la gestion des données Excel à mWater pour tous nos projets, avec les objectifs suivants :
- Réduire les doubles emplois dans la collecte des données nécessaires à l’utilisation interne et externe.
- Soutenir les équipes de programme en fournissant des données pertinentes pour les activités et les résultats, afin de mieux suivre les performances des projets et d’utiliser les mêmes données pour les besoins de rapports internes et externes. Lors de l’analyse, les données peuvent facilement être ventilées par genre, lieu, bailleur de fonds, partenaires, projets et financement.
- Réduire le risque d’erreur humaine et d’incohérence dans la saisie des données.
- Augmenter la sécurité des données et la capacité d’archiver les informations pour suivre les données sur plusieurs années.
- Développer des tableaux de bord pour présenter une variété d’analyses pour différents publics.
Nous avons pris plusieurs décisions lors de la conversion du système de gestion des données d’Excel à mWater qui, selon nous, ont contribué à son succès.
1. Rendre le système plus convivial
Nous avons réalisé que, pour que l’enquête sur la collecte de données mWater soit aussi conviviale que possible, il était important de tout regrouper au sein d’une même enquête de collecte de données, même si les données sont utilisées à de nombreuses fins différentes (suivi des activités, rapport sur le nombre d’usagers et enregistrement des infrastructures prises en charge). mWater offre des fonctionnalités intéressantes, que nous avons utilisées pour configurer les parcours des usagers en fonction des options qu’ils sélectionnent, de sorte que seuls les champs de données à remplir, qui sont pertinents pour la raison pour laquelle ils utilisent l’enquête, leur sont présentés.
2. Donner une signification aux données
Il est essentiel que tout système de contrôle et d’analyse des données présente une image complète et le contexte des chiffres indiqués. Nous avons donc reconnu qu’il était important d’avoir à la fois des réalisations et des objectifs sur les tableaux de bord d’analyse.
En utilisant le plan de mise en œuvre détaillé de chaque projet, nous avons travaillé avec les chefs de projet pour quantifier les objectifs mensuels. Nous les avons saisis dans mWater avant le lancement de l’enquête, ce qui a permis d’afficher facilement les données « cibles » sur un graphique ou un tableau à côté des données « réelles »", donnant ainsi aux utilisateurs du tableau de bord une image complète des progrès réalisés - voir l’exemple ci-dessous.
3. Test, test, test !
Nous avons reconnu l’importance de tester minutieusement tout nouveau système avant son déploiement, afin de nous assurer qu’il est aussi utile que possible et d’éviter tout gaspillage de temps et de ressources. Nous avons effectué une démonstration complète, mené des enquêtes, saisi les objectifs et les progrès et élaboré des tableaux de bord de démonstration, afin d’en savoir plus sur l’applicabilité et la faisabilité de l’enquête avant son déploiement. Nous avons pris en compte les commentaires de nos partenaires et de l’équipe du programme sur les tableaux de bord de démonstration et avons procédé à des modifications et des ajustements pour les améliorer.
Nous assurer que l’enquête est utile pour les publics et les utilisateurs clés
Comme nos partenaires sont les usagers quotidiens, nous avons tenu à ce qu’ils adhèrent et soutiennent le nouveau système. Nous avons rendu visite aux équipes des partenaires individuellement sur le terrain et avons écouté leurs difficultés, en apprenant qu’une des principales limites était qu’ils ne disposaient pas d’une plate-forme unique leur permettant de contrôler et de suivre les progrès au niveau des communautés, des sous-districts et des districts.
La nouvelle enquête répondrait à leurs besoins et continuerait d’évoluer en fonction des nouvelles exigences. En plus du tableau de bord permettant de visualiser toutes les données de WaterAid Pakistan dans une vue consolidée, nous avons également développé un tableau de bord séparé pour chaque partenaire qui montre les données au niveau de la communauté, du sous-district et du district, et nous avons passé du temps avec chaque partenaire individuellement pour leur montrer comment utiliser l’enquête.
Il est apparu que cette nouvelle façon d’établir des rapports aide également les équipes de terrain des partenaires à mieux planifier, suivre et mettre en œuvre leurs activités de projet, car elles peuvent voir toutes leurs données réunies en un seul endroit.
Apprendre, améliorer, répéter
Nous avons constaté que le fait de mettre en pratique les leçons tirées de l’expérience apporte de la qualité, ajoute de la valeur au travail et crée une opportunité pour l’accélérer. Notre nouvelle enquête contribue à renforcer les rapports et la transparence, et permet à différents publics de voir,en temps réel, les réalisations des interventions. mWater, combinée à une nouvelle façon de gérer les données, de suivre et de rendre compte, profite à WaterAid Pakistan, au personnel des partenaires - et, en fin de compte, aux communautés avec lesquelles nous travaillons.
Ce blog est le deuxième d’une série décrivant l’utilisation de mWater par WaterAid comme outil de suivi efficace des services WASH. Vous pouvez lire « Comment les plateformes de données en ligne peuvent-elles améliorer la gestion des services d’eau, d’assainissement et d’hygiène ? » ici.
