Gestão do conhecimento: conexões, não coleções

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Partners learning and reflecting at a training session called 'Think, link and communicate for change' in Otukpo, Nigeria, March 2016.
WaterAid/Behailu Shiferaw - Partners learning and reflecting at a training session called 'Think, link and communicate for change' in Otukpo, Nigeria, March 2016.

A partilha de conhecimentos e a fundamentação nas lições é importante tanto dentro como entre organizações no desenvolvimento internacional. Depois de identificar os nossos sistemas de aprendizagem como uma fraqueza, a WaterAid encomendou uma revisão de gestão de conhecimento para nos ajudar a identificar e solucionar deficiências — Aditi Chandak, consultor de conhecimento e aprendizagem da WaterAid, discute as descobertas e o que podemos retirar delas.

A gestão do conhecimento é uma preocupação fundamental no espaço atual das agências internacionais de desenvolvimento, pois as organizações tentam alcançar objetivos cada vez mais complexos com recursos finitos. A qualidade e a eficácia do programa são muito importantes para qualquer agência de desenvolvimento, e a partilha de conhecimento e o aprendizado ajudam a alcançá-lo.

Na WaterAid, realizámos uma Revisão de Gestão do Conhecimento para identificar práticas eficazes existentes que promovem a partilha de conhecimento e a aprendizagem e examinar como os nossos processos e repositórios suportam a gestão de informação.

A revisão foi realizada com o objetivo de melhorar nossos sistemas de aprendizagem, que as avaliações de nossos programas nacionais identificaram como uma clara fraqueza de nossas operações; havia uma preocupação crescente em perder conhecimento valioso e aprender com nossos projetos e programas. É sabido entre os profissionais que as agências de desenvolvimento lutam com os mesmos problemas; esta revisão forneceu recomendações acionáveis que podem ser usadas por qualquer organização.

Quando se fala em gestão do conhecimento, muitas vezes as pessoas assumem que isso é o mesmo que gestão da informação – não é. Nesta revisão, desvendamos a gestão do conhecimento e o que ela significa para nós. Definimos como uma coleção de atividades e práticas, incluindo:

  • Partilha de conhecimento: um conjunto de práticas que permitem que as pessoas partilhem o que sabem na aplicação de seu trabalho.

  • Processos de aprendizagem : individual e coletivo, focando menos em 'enviar' e mais em 'receber'

  • Comunicação : um senso de troca significativa

  • Gerenciamento de informações : a coleta e gerenciamento de material de uma ou mais fontes e tornar esse material acessível e utilizável por um ou mais públicos

Usamos a metodologia ' Appreciative Inquiry ', afastando-nos do modelo deficitário que busca o negativo, e fizemos perguntas que fortaleceriam os sistemas e processos e aumentariam o potencial positivo.

Perceções

Cinco temas emergiram da revisão da gestão do conhecimento:

  1. A aprendizagem acontece a todos os níveis na WaterAid, mas existem ilhas de aprendizagem e pode ser esporádica.
  2. O aprendizado geralmente é uma injeção de ideias e iniciativas de cima para baixo.
  3. Há uma falha em usar consistentemente os resultados para adaptar o programa, o projeto e a organização.
  4. Falta um método sistemático para coletar e documentar os processos do projeto além dos relatórios rotineiros dos doadores.
  5. Pouco esforço e tempo são dedicados à reflexão , o que dificulta a identificação de conteúdo que possa ajudar a informar a tomada de decisão do programa.

Recomendações e caminho a seguir

A revisão nos apresenta recomendações acionáveis. Ele nos orienta a construir uma cultura de apoio e capacitação por meio de pequenas mudanças nos procedimentos organizacionais e comportamentos de liderança para inspirar a equipe a trabalhar de maneira diferente:

  • A gestão do conhecimento deve estar inserida na estrutura organizacional.Os recursos devem ser explicitamente alocados para a gestão do conhecimento. Esses recursos podem ser alocados para o desenvolvimento de capacidades e habilidades de funcionários e parceiros que melhorem o aprendizado e a partilha de conhecimento. 
  • A aprendizagem deve ser incorporada no 'ritmo normal dos negócios' por todos os funcionários, apoiados por especialistas quando necessário.
  • Identificar, compartilhar e agir sobre a aprendizagem deve ser priorizado. As estratégias e planos do programa nacional devem detalhar como o aprendizado e a melhoria contínua são implementados e monitorados. Os objetivos de aprendizagem devem ser incorporados nos planos de desenvolvimento pessoal. Os objetivos e resultados de aprendizagem devem ser incluídos no desenho do programa e incorporados em todos os processos operacionais para a entrega do programa ao longo do ciclo do projeto.
  • Aliderança impulsiona o processo e proporciona uma cultura capacitante para a aprendizagem e partilha de conhecimento.
  • Os processos padrão da WaterAid incorporam boas práticas na aprendizagem e partilha de conhecimento. O aprendizado e a partilha de conhecimento são abordados de forma consistente em reuniões regulares, apoiadas por material escrito e audiovisual específico para o público. O tempo é alocado para reflexão e aprendizado – individualmente e em equipe – para capturar o aprendizado da partilha informal.
  • Gestão do conhecimento individual. O comportamento individual é a base para uma gestão eficaz do conhecimento organizacional. A Equipe de Pessoas mantém uma estrutura de competências de gestão do conhecimento para os gerentes. A WaterAid premia projetos excecionais e deve realizar mais concursos e prémios para incentivar as boas práticas. Para maximizar o aprendizado em toda a organização, eles devem ser julgados pela multidão. 
  • Os fluxos de conhecimento dentro e entre as equipes devem ser melhorados. A revisão pelos pares dos projetos deve ser promovida. Os corretores de conhecimento eficazes devem ser identificados e apoiados para orientação. Deve haver acompanhamento de discussões eletrónicas e webinars, e eles devem ser convertidos em iniciativas de aprendizagem.

A lição principal

A principal conclusão da revisão é que a mudança de comportamento deve ser alvo de atividades que visem melhorar o aprendizado, a partilha de conhecimento, a comunicação e a gestão da informação.

A revisão destaca que a responsabilidade não pode ser devolvida a um pequeno grupo de especialistas - para que mudanças reais aconteçam, toda a equipe precisa se envolver com uma maneira diferente de pensar sobre aprender, compartilhar e comunicar seus conhecimentos. Isso se estende à forma como eles armazenam e gerem registos de seu trabalho.

Esta mudança no envolvimento não requer investimento significativo, mas atenção sistemática, liderada de cima para baixo, para como a cultura, os processos de negócios e os sistemas de recompensa e gestão da WaterAid podem ser adaptados para que eles 'incentivem' os funcionários a se comportarem de forma a garantir conhecimento e aprendizado fluir mais livremente pela organização.

A WaterAid planeja levar essas recomendações adiante por meio de um projeto de 18 meses no qual o aprendizado será sistematicamente incorporado nos sistemas e processos de três programas nacionais, que funcionarão como um modelo para outros países e também contribuirão para o aprendizado do setor em torno da gestão do conhecimento.