Gestão do conhecimento: conexões, não coleções

A gestão do conhecimento é uma preocupação fundamental no espaço atual das agências internacionais de desenvolvimento, pois as organizações tentam alcançar objetivos cada vez mais complexos com recursos finitos. A qualidade e a eficácia do programa são muito importantes para qualquer agência de desenvolvimento, e a partilha de conhecimento e o aprendizado ajudam a alcançá-lo.

Na WaterAid, conduzimos uma Revisão da Gestão do Conhecimento para identificar as práticas eficazes existentes que promovem a partilha e a aprendizagem do conhecimento e para examinar como os nossos processos e repositórios apoiam a gestão da informação. 

A revisão foi realizada com o objetivo de melhorar nossos sistemas de aprendizagem, que as avaliações de nossos programas nacionais identificaram como uma clara fraqueza de nossas operações; havia uma preocupação crescente em perder conhecimento valioso e aprender com nossos projetos e programas. É sabido entre os profissionais que as agências de desenvolvimento lutam com os mesmos problemas; esta revisão forneceu recomendações acionáveis que podem ser usadas por qualquer organização.

Quando se fala em gestão do conhecimento, muitas vezes as pessoas assumem que isso é o mesmo que gestão da informação – não é. Nesta revisão, desvendamos a gestão do conhecimento e o que ela significa para nós. Definimos como uma coleção de atividades e práticas, incluindo:

• Partilha de conhecimento: um conjunto de práticas que permitem que as pessoas partilhem o que sabem na aplicação de seu trabalho.

• Processos de aprendizagem: individuais e coletivos, focando menos em 'enviar' e mais em 'receber' 

• Comunicação : um senso de troca significativa  

• Gerenciamento de informações : a coleta e gestão de material de uma ou mais fontes e tornar esse material acessível e utilizável por um ou mais públicos

Usamos a metodologia 'Appreciative Inquiry', afastando-nos do modelo deficitário que busca o negativo, e fizemos perguntas que fortaleceriam os sistemas e processos e aumentariam o potencial positivo.

Perceções

Cinco temas emergiram da revisão da gestão do conhecimento:

1. A aprendizagem acontece a todos os níveis na WaterAid, mas existem ilhas de aprendizagem e pode ser esporádica. 
2. O aprendizado geralmente é uma injeção de ideias e iniciativas de cima para baixo.
3. Há uma falha em usar consistentemente os resultados para adaptar o programa, o projeto e a organização. 
4. Falta um método sistemático para recolher e documentar os processos do projeto além dos relatórios rotineiros dos doadores.
5. Não se dedicam muito esforço e tempo à reflexão, oque dificulta a identificação de conteúdos que possam ajudar a informar a tomada de decisão do programa.

Recomendações e caminho a seguir

A revisão nos apresenta recomendações acionáveis. Ele nos orienta a construir uma cultura de apoio e capacitação por meio de pequenas mudanças nos procedimentos organizacionais e comportamentos de liderança para inspirar a equipa a trabalhar de maneira diferente:

• A gestão do conhecimento deve estar inserida na estrutura organizacional.Os recursos devem ser explicitamente alocados para a gestão do conhecimento. Esses recursos podem ser alocados para o desenvolvimento de capacidades e habilidades de funcionários e parceiros que melhorem o aprendizado e a partilha de conhecimento. 
• A aprendizagem deve ser incorporada no 'ritmo normal dos negócios' por todos os funcionários, apoiados por especialistas quando necessário. 
• Identificar, compartilhar e agir sobre a aprendizagem deve ser priorizado. As estratégias e planos do programa nacional devem detalhar como a aprendizagem e a melhoria contínua são implementados e monitorados. Os objetivos de aprendizagem devem ser incorporados nos planos de desenvolvimento pessoal. Os objetivos e resultados de aprendizagem devem ser incluídos no desenho do programa e incorporados em todos os processos operacionais para a entrega do programa ao longo do ciclo do projeto.
• A liderança conduz o processo e fornece uma cultura propícia para o aprendizado e a partilha de conhecimento.  
• Os processos padrão da WaterAid incorporam boas práticas na aprendizagem e partilha de conhecimento. O aprendizado e a partilha de conhecimento são abordados de forma consistente em reuniões regulares, apoiadas por material escrito e audiovisual específico para o público. O tempo é alocado para reflexão e aprendizado – individualmente e em equipe – para capturar o aprendizado da partilha informal.
• Gestão do conhecimento individual. O comportamento individual é a base para uma gestão eficaz do conhecimento organizacional. A Equipe de Pessoas mantém uma estrutura de competências de gestão do conhecimento para os gerentes. A WaterAid premia projetos excecionais e deve realizar mais concursos e prémios para incentivar as boas práticas. Para maximizar o aprendizado em toda a organização, eles devem ser julgados pela multidão. 
• Os fluxos de conhecimento dentro e entre as equipes devem ser melhorados. A revisão pelos pares dos projetos deve ser promovida. Os corretores de conhecimento eficazes devem ser identificados e apoiados para orientação. Deve haver acompanhamento de discussões eletrónicas e webinars, e eles devem ser convertidos em iniciativas de aprendizagem.

A lição principal

A principal conclusão da revisão é que a mudança de comportamento deve ser alvo de atividades que visem melhorar o aprendizado, a partilha de conhecimento, a comunicação e a gestão da informação.

A revisão destaca que a responsabilidade não pode ser devolvida a um pequeno grupo de especialistas - para que mudanças reais aconteçam, toda a equipe precisa se envolver com uma maneira diferente de pensar sobre aprender, compartilhar e comunicar seus conhecimentos. Isso se estende à forma como eles armazenam e gerem registos de seu trabalho.

Essa mudança no engajamento não requer investimento significativo, mas atenção sistemática, liderada desde o topo, para como a cultura, os processos de negócios e os sistemas de recompensa e gestão da WaterAid podem ser adaptados para que eles “impliquem” com a equipa para se comportar de maneiras que garantam que o conhecimento e a aprendizagem fluam mais livremente em torno do organização.

A WaterAid planeja levar essas recomendações adiante por meio de um projeto de 18 meses no qual a aprendizagem será sistematicamente incorporado nos sistemas e processos de três programas nacionais, que funcionarão como um modelo para outros países e também contribuirão para a aprendizagem do setor em torno da gestão do conhecimento.