Das folhas de cálculo ao mWater: como uma plataforma de dados melhorou a gestão de serviços WASH no Paquistão

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WaterAid/ Asad Zaidi

Como podemos usar um sistema online para melhorar relatórios em intervenções para melhorar o acesso à água, saneamento e higiene (WASH)? Sabir Hussain, Coordenador de Monitorização e Avaliação da WaterAid Paquistão, descreve a mudança da equipa de usar o Excel para o mWater para relatórios de parceiros, e os benefícios que isso trouxe aos nossos parceiros.

Os dados desempenham um papel fundamental nas decisões que afetam diretamente as pessoas. Nos últimos tempos, a tecnologia tornou a recolha de dados, a gestão e disseminação e tomada de decisão baseada em dados, mais fácil, mais barata e mais eficiente. As organizações de desenvolvimento também utilizaram plataformas de tecnologias da informação e informática (TIC) e a recolha de dados online para reforçar a transparência e a responsabilização.

Na WaterAid Paquistão, costumávamos monitorizar as nossas intervenções de WASH e gerir os nossos dados usando folhas de cálculo do Excel. Isto apresentou muitos desafios, incluindo:

  • Comunidades de contagem dupla e dados mensais dos utilizadores devido à falta de sistemas de controlo de qualidade e capacidade no nível de entrada de dados.
  • Problemas de integridade de dados, por exemplo, incorreções na ortografia de nomes para comunidades e instituições.
  • Incapacidade de construir uma base de dados de vários anos para os projetos, juntamente com os problemas de utilização de ficheiros grandes do Excel, como tempos de carregamento mais longos e maior complexidade.
  • Mais importante ainda, a equipa e os parceiros acharam difícil usar várias folhas de cálculo, bancos de dados e os dados gerados. O processo não era simples, especialmente para pessoas sem competências avançadas de Excel, e não o acharam útil na gestão de projetos do dia a dia.
Abid Sarwar, Assistente Administrativo do Departamento do Instituto de Formação e Investigação da OPP, parceira da WaterAid Paquistão, a trabalhar no escritório da OPP em Orangi Town, Karachi, Paquistão.
Abid Sarwar, Assistente Administrativo do Departamento do Instituto de Formação e Investigação da OPP, parceira da WaterAid Paquistão, a trabalhar no escritório da OPP em Orangi Town, Karachi, Paquistão.
WaterAid/ Sibtain Haider

Um sistema robusto de gestão de dados

Para enfrentar esses desafios, precisávamos de um sistema novo e robusto. Em 2014, após uma revisão da gestão de dados de soluções de TIC, a WaterAid iniciou uma parceria com a mWater— uma plataforma online que facilita a recolha, análise e partilha de dados móveis específicos do Wash – e os resultados foram bons.

Assim, começámos a mudar a gestão dos dados baseada no Excel para a mWATER para todos os nossos projetos, com os seguintes objetivos:

  • Reduzir a duplicação de esforços na recolha de dados necessários para uso interno e externo.
  • Apoiar as equipas do programa fornecendo dados relevantes para atividades e saídas, acompanhar melhor o desempenho dos projetos e usar os mesmos dados para requisitos internos e externos de relatórios. Na análise, os dados poderiam ser facilmente desagregados por género, localização, doador, parceiros, projetos e financiamento.
  • Reduzir o risco de erro humano e inconsistências na inserção de dados.
  • Aumentar a segurança dos dados e a capacidade de arquivar informações para monitorizar dados ao longo de vários anos.
  • Desenvolver painéis para apresentar uma variedade de análises para diferentes públicos.

Tomámos várias decisões ao converter o sistema de gestão de dados do Excel para o mWater que acreditamos terem contribuído para o seu sucesso.

1. Torne o sistema mais fácil de usar

Reconhecemos que, para manter a investigação de recolha de dados mWater o mais acessível possível, era importante manter tudo dentro de uma investigação de recolha de dados, apesar de os dados serem usados para muitas finalidades diferentes (monitorização de atividades, relatórios de número de utilizador e manter um registo de infraestrutura suportado). A mWater oferece alguns recursos excelentes, que usamos para configurar jornadas de utilizador controladas por opções que o utilizador seleciona, sendo apenas mostrados os campos de dados a preencher que são relevantes para o motivo pelo qual estão a usar a investigação.

2. Torne os dados significativos

É crucial que qualquer sistema de monitorização e análise de dados mostre a imagem completa e o contexto dos números mostrados. Reconhecemos, portanto, que era importante ter resultados e metas nos painéis de análise.

Usando o plano de implementação detalhado para cada projeto, trabalhámos com diretrizes de projeto para quantificar as metas mensais. Inserimo-las no mWater antes de a investigação ser lançada, permitindo que os dados 'alvo' sejam facilmente exibidos num gráfico ou tabela ao lado dos 'reais', dando aos visualizadores do painel a imagem completa sobre o progresso – ver o exemplo abaixo.

An example of how mWater enables target and actual user data to be displayed on a user's dashboard..
Um exemplo de como o mWater permite que os dados do utilizador-alvo e reais sejam apresentados no painel de controlo de um utilizador.

3. Teste, teste, teste!

Reconhecemos a importância de testar minuciosamente qualquer novo sistema antes de ser implementado, para garantir que seja o mais útil possível e para evitar que os investimentos em tempo e recursos sejam desperdiçados. Realizamos uma demonstração completa, concluímos investigações, metas inseridas e progresso e desenvolvemos painéis de demonstração, para saber mais sobre a aplicabilidade e a viabilidade da investigação antes de implementá-lo. Recebemos feedback dos nossos parceiros e equipa de programas sobre os painéis de demonstração e fizemos edições e ajustes para melhorá-lo.

Certificar-se de que a investigação é útil para os principais públicos-alvo e utilizadores

Como os nossos parceiros são os utilizadores do dia-a-dia, estávamos interessados em garantir que comprassem e apoiassem o novo sistema. Visitámos equipas parceiras individualmente no campo e ouvimos os seus desafios, ficando a saber que uma grande limitação era que não tinham uma única plataforma através da qual monitorizar e acompanhar o progresso nos níveis comunitário, subdistrital e distrital.

O novo inquérito satisfaria às suas necessidades e continuaria a evoluir ao lado de novos requisitos. Além do painel para visualizar todos os dados da WaterAid Paquistão numa visão consolidada, também desenvolvemos um painel separado para cada parceiro que mostra dados nos níveis da comunidade, sub-distrito e distrital, e passámos tempo com cada parceiro individualmente para lhes mostrar como usar o inquérito.

O resultado é que esta nova forma de relatar também está a ajudar as equipas de campo dos parceiros a planear, monitorizar e implementar melhor as suas atividades de projeto, porque podem ver todos os seus dados num só lugar.

Aprenda, melhore, repita

Descobrimos que aprender com a experiência e converter isso em prática traz qualidade, agrega valor ao trabalho e cria uma oportunidade para agilizá-lo. A nossa nova investigação ajuda a fortalecer os relatórios e a transparência e permite que diferentes públicos vejam as conquistas das intervenções em tempo real. A mWater, combinada com uma nova maneira de gestão, monitorização e comunicação de dados, está a beneficiar a WaterAid Paquistão, a equipa parceira – e, em última análise, as comunidades com que trabalhamos.

Este blog é o segundo de uma série que descreve o uso do mWater pela WaterAid como uma ferramenta para a monitorização eficaz do serviço WASH. Leia Como as plataformas de dados online podem melhorar a gestão dos serviços de água, saneamento e higiene? aqui.