Comer o bolo: saborear um processo de mudança bem sucedido

Todas as receitas bem-sucedidas foram ajustadas e os programas globais de mudança de sistema não são diferentes. No segundo da nossa série de artigos sobre a reformulação de procedimentos de planeamento, monitorização, avaliação e relatórios da WaterAid, Arjen Naafs, Consultor Técnico para o Sul da Ásia, descreve os ajustes que garantiram o sucesso.

Na Water Aid amamos bolo, e desde que Nadiya Hussain varreu o Great British Bake Off, é lógico pensar em assar quando vai para WaterAid Bangladexe. Assim, viajei recentemente a Daca para saborear um bolo — um que tem sido cozinhado há muito tempo.

O crescimento da Fome

WaterAid, particularmente ao longo da última década, tem sido impressionante - orçamentos estão em cima, mais pessoas foram alcançadas e estamos trabalhando com mais parceiros, projetos e países do que nunca. O crescimento, no entanto, traz muitos desafios, dos quais a relação custo-benefício e a eficiência são frequentemente mencionados e examinados. Como o CEO da WaterAid, Tim Wainwright, diz: “Não temos crescimento para o bem do crescimento”. Os sistemas e processos que utilizamos têm crescido e multiplicado e muitas vezes são específicos para cada país. Durante muito tempo, os países da WaterAid queriam uma plataforma online que lhes permitisse gerir de forma eficiente projetos e programas, que incluísse não apenas o sistema de gestão de informações, mas também os processos e formas de trabalhar. O apetite por um “sistema” tão único aumentou até que, há alguns anos, ficamos com tanta fome que começamos a procurar uma receita.

O primeiro que encontramos, sem dúvida impulsionado pela fome e pela ânsia, foi um ótimo pacote e estava segurando uma imagem tentadora. Mas ao somar todos os ingredientes provou ser chocante despesa (> £1 milhão) e foi sabiamente descartado. Voltámos ao livro de receitas e também começámos a olhar para as cozinhas de outras organizações. Todos disseram que havia um “segredo de culinária” essencial: não se concentre nos utensílios (software), mas se concentre no ingrediente essencial — pessoas — e considerá-lo como um processo de mudança de comportamento.

Agora, como uma organização WASH, isso é o lar para nós, tendo mudança de comportamento no cerne da nossa estratégia para impulsionar melhorias de higiene. Queremos ser vistos como um agente de mudança de setor, mantendo os governos a prestar contas e melhorar a eficiência do setor. Mas, como todos sabemos, é fácil dizer aos outros para mudar e muito mais difícil 'ser a mudança que quer ver'.

A Receita

Assim, em 2014 começamos cozinhar novamente utilizando uma receita que é cunhado PMER (planeamento, monitorização, avaliação e relatórios - para mais informações leia o nosso blog). Basicamente, tem quatro elementos principais: um quadro de prestação de contas, procedimentos básicos, sistema e capacitação. O quadro explica por que (em nove etapas de prestação de contas), os procedimentos explicam como — quem faz o quê, quando (incluindo as expectativas mínimas e usando uma abordagem [responsável, responsável, consultada e informada] do RACI). Para construir o sistema e as capacidades começamos a reunir os vários ingredientes — colocar as pessoas a bordo, começar a fazer a formação e a capacitação, e escolher os utensílios para usar.

O primeiro bolo que fizemos como piloto em uma das nossas regiões mostrou que tínhamos apontado para a gula (queríamos que tivesse tudo). Tinha muitos ingredientes (indicadores), muita doçura (dados), exigia muita mistura (exigências pesadas de relatórios) e acabou por se desmoronar antes da degustação (muito complicado).

Afinámos a receita piloto e lançámos uma melhoria. O segundo bolo está a transformar-se num bolo muito melhor e, nas últimas semanas, temos vindo a desfrutar de cheiros doces e promissores provenientes do Bangladexe em particular, que tem sido um precursor da PMER.

O resultado

Amina Mahbub é especialista em monitorização avaliação da WaterAid (M&E) no Bangladexe. Descreveu o que está a acontecer: “As pessoas mudaram a sua maneira de trabalhar — agora as pessoas do projeto possuem muito mais o progresso — não M&E que tradicionalmente forneceu isso”. Agora existe uma “fonte única” para informações e dados — o que ajuda a aprender e adaptar, e aumenta a eficiência e a responsabilização. Ou, como Anadita Hridita, Diretor do Projeto, diz “Nós sentimo-nos muito mais capacitados”. Não é sem ironia que noto que estas últimas palavras são as mesmas que muitas vezes ouvimos das comunidades com as quais trabalhamos.

Esta história de como fazemos bolo no WaterAid (veja o blog semelhante aqui), mostra que o WaterAid não é perfeito. Como qualquer organização, temos problemas operacionais e internos, mas tentamos diferentes receitas e ingredientes até acertarmos. Sempre há desafios — alguns PMER rotulados como “uma formalidade do Reino Unido” ou “um 'evento', não um processo”, mas ver este bolo PMER sendo cozido demonstrou-me que sim, podemos mudar o nosso próprio comportamento, tornar-se mais responsáveis e trabalhar para uma melhor eficiência. E com esse conhecimento, podemos continuar a apoiar os governos para tentar encontrar a receita certa, a boa mistura correta de ingredientes e os utensílios certos para fortalecer o setor de WASH.