De hojas de cálculo a mWater: cómo una plataforma de datos ha mejorado la gestión del servicio WASH en Pakistán
¿Cómo podemos utilizar un sistema en línea para mejorar la presentación de informes en las intervenciones destinadas a mejorar el acceso a los servicios de suministro de agua, saneamiento e higiene (WASH)? Sabir Hussain, coordinador de monitoreo y evaluación de WaterAid Pakistán, describe la transición que hizo el equipo de usar Excel a mWater para la presentación de informes, y los beneficios que esto ha traído a nuestros socios.
Los datos desempeñan un papel fundamental en las decisiones que afectan directamente a las personas. En los últimos tiempos, la tecnología ha facilitado la recopilación, gestión y difusión de datos, así como la toma de decisiones basada en datos y las ha hecho más económicas y eficaces. Las organizaciones de desarrollo también han utilizado plataformas de información e informática (ICT, por sus siglas en inglés) y la recopilación de datos en línea para reforzar la transparencia y la rendición de cuentas.
En WaterAid Pakistán solíamos monitorear nuestras intervenciones de WASH y gestionar nuestros datos utilizando hojas de cálculo de Excel. Esto planteaba muchos desafíos, tales como:
- Conteo duplicado de las comunidades y de los datos mensuales de los usuarios debido a la falta de sistemas de control de calidad y capacidad a nivel de entrada de datos.
- Problemas de integridad de los datos, por ejemplo, faltas de ortografía en nombres de comunidades e instituciones.
- Incapacidad para crear una base de datos de varios años para los proyectos, aunada a los inconvenientes de usar archivos Excel de gran tamaño, como tiempos de carga más largos y mayor complejidad.
- Sobre todo, al personal y los asociados les pareció complicado usar varias hojas de cálculo, bases de datos y los datos generados. El proceso no era fácil de entender, especialmente para las personas sin conocimientos avanzados de Excel, y no les pareció útil para la gestión diaria de proyectos.
Un sistema de gestión de datos robusto
Para hacer frente a estos desafíos, necesitábamos un sistema nuevo y robusto. En 2014, tras una revisión de la gestión de datos de las soluciones de ICT, WaterAid inició una asociación con mWater, una plataforma en línea que facilita la recopilación, el análisis y el intercambio de datos móviles específicos de WASH, y obtuvimos buenos resultados.
Así que, empezamos a cambiar la gestión de datos basada en Excel a mWater para todos nuestros proyectos, con los siguientes propósitos:
- Reducir la duplicación de esfuerzos en la recopilación de datos necesarios para su uso interno y externo.
- Apoyar a los equipos de los programas proporcionándoles datos pertinentes para las actividades y los productos, dar mejor seguimiento al rendimiento de los proyectos y utilizar los mismos datos para cumplir con los requisitos de presentación de informes internos y externos. En el análisis, los datos podrían desglosarse fácilmente por género, ubicación, donante, asociados, proyectos y financiación.
- Reducir el riesgo de errores humanos e inconsistencias en la entrada de datos.
- Aumentar la protección de los datos y la capacidad de archivar información para rastrear datos de varios años.
- Desarrollar tableros de control para presentar una diversidad análisis para diferentes públicos.
Al hacer la transición del sistema de gestión de datos de Excel a mWater, tomamos varias decisiones que creemos que contribuyeron a su éxito.
1. Hacer que el sistema fuera más fácil de usar
Reconocimos que, para que la encuesta de recopilación de datos de mWater fuera lo más fácil posible, era importante mantener todo dentro de una sola encuesta de recopilación de datos, a pesar de que los datos se utilizarían para distintos fines (seguimiento de actividades, informes de números de usuario y mantenimiento de un registro de la infraestructura compatible). mWater ofrece varias características interesantes, que utilizamos para configurar la experiencia de los usuarios, controlada por las opciones que el usuario selecciona, por lo que solo se muestran campos de datos para rellenar que son relevantes para el motivo por el que están utilizando la encuesta.
2. Hacer que los datos fueran significativos
Es crucial que los sistemas de monitoreo y análisis de datos muestren el panorama completo y el contexto de las cifras que aparecen. Por lo tanto, reconocimos que era importante visualizar tanto logros como objetivos en los tableros de análisis.
Utilizando el plan de implementación detallado de cada proyecto, trabajamos con los líderes de los proyectos para cuantificar los objetivos mensuales. Ingresamos estos datos en mWater antes de lanzar la encuesta, permitiendo que las cifras "objetivo" se mostraran fácilmente en un gráfico o tabla junto a las "reales", proporcionando así a los usuarios del tablero un panorama completo de los avances (vea el siguiente ejemplo).
3. ¡Hacer pruebas, pruebas y más pruebas!
Reconocimos la importancia de probar minuciosamente todo sistema nuevo antes de implementarlo, a fin de garantizar su utilidad y evitar desperdiciar tiempo y recursos. Hicimos una demostración completa, realizamos encuestas, ingresamos objetivos y avances, y desarrollamos tableros de demostración para conocer más sobre la aplicabilidad y viabilidad de la encuesta antes de realizarla. Nuestros socios y equipo laboral aportaron comentarios y opiniones sobre dichos tableros, e hicimos las modificaciones y ajustes pertinentes para mejorarlos.
Asegurarse de que la encuesta fuera útil para públicos y usuarios clave
Dado que nuestros socios son usuarios cotidianos, queríamos asegurarnos de que aceptaran y apoyaran el nuevo sistema. Visitamos a equipos asociados individualmente en campo y escuchamos sus desafíos, y nos enteramos de que una limitación importante era que no contaban con una sola plataforma a través de la cual monitorear y dar seguimiento a los avances a nivel comunitario, subdistrital y distrital.
La nueva encuesta abordaría sus necesidades y continuaría evolucionando junto con las nuevas exigencias. Además del tablero de control para ver todos los datos de WaterAid Pakistán en una vista consolidada, también desarrollamos un tablero independiente para cada socio, que muestra datos a nivel comunitario, subdistrital y distrital, y pasamos tiempo con cada socio individualmente para mostrarles cómo utilizar la encuesta.
El resultado es que esta nueva forma de informar también está ayudando a los equipos de campo de los asociados a planificar, supervisar e implementar mejor las actividades de sus proyectos, ya que pueden ver todos sus datos en un solo lugar.
Aprender, mejorar, repetir
Descubrimos que aprender de la experiencia y poner ese aprendizaje en práctica aporta calidad, suma valor al trabajo y crea una oportunidad para agilizarlo. Nuestra nueva encuesta ayuda a reforzar la presentación de informes y la transparencia, y permite a diferentes públicos ser testigos de los logros de las intervenciones en tiempo real. mWater, en conjunto con una nueva forma de gestión de datos, monitoreo y presentación de informes, está beneficiando a WaterAid Pakistán, al personal de los asociados y, en última instancia, a las comunidades a las que prestamos servicio.
Este blog es el segundo de una serie que describe el uso de mWater por parte de WaterAid como una herramienta para el monitoreo eficaz del servicio WASH. Lea ¿Cómo pueden las plataformas de datos en línea mejorar la gestión de los servicios de agua, saneamiento e higiene? aquí.
